Videoconferencing: handig, tenzij er echt onderhandeld wordt
Voor veel werknemers zijn vergaderingen een noodzakelijk kwaad: geen enkele organisatie kan zonder, maar ze vreten tijd en dus geld. Wordt er eigenlijk wel vaak genoeg gedacht aan alternatieven zoals teleconferencing? We zetten de voor- en nadelen op een rij.
Pro
• ‘Echte’ vergaderingen nemen vaak veel meer tijd in beslag dan strikt noodzakelijk. In de eerste plaats wordt er vaak lang gedebatteerd over plaats en tijd. Vergaderen op afstand – via de telefoon of met beeld erbij via teleconferencing – spaart tijd, en je belast het milieu er niet nodeloos mee.
• Met behulp van een streepje technologie wordt het mogelijk om regelmatiger te overleggen. Zo kan je komaf maken met marathonvergaderingen waarin alles in één keer moet worden besproken.
• Je bespaart geld en houdt je medewerkers gelukkig. Een baas die zijn medewerkers de kans geeft om minder in de file te staan dankzij teleconferencing, zal daar de vruchten van plukken.
• Vergadering weken op voorhand plannen hoeft niet meer. Een eenvoudig mailtje om iedereen op te trommelen kan volstaan, op voorwaarde dat vergaderingen beperkt worden in de tijd.
• De kans dat het gesprek verzand in small talk is kleiner.
Contra
• Geen enkel technologisch snufje geeft een vergelijkbaar resultaat als een echte ontmoeting tussen echte mensen.
• Als er onderhandeld moet worden of gevoelige zaken ter sprake komen, handel je dat best af in een gewone meeting.
• Teleconferencing vraagt een andere voorbereiding dan een gewone vergadering. De agenda moet strikter gevolgd worden om een vlot gesprek te krijgen.
• Wie vergaderingen ziet als een manier om te netwerken, zal geen plezier beleven aan teleconferencing.
• Technische mankementen zijn de wereld nog lang niet uit.
Manu Sinjan
