7 gebaren om efficiënter te vergaderen
Vergaderen is een noodzakelijke, maar ook een tijdrovende bezigheid in de meeste organisaties. Vaak wordt er ellenlang gepraat over zaken waar iedereen het vooraf al over eens is, of blijkt na een lange uitleg dat iemand totaal niet mee is. Een paar simpele handgebaren kunnen daar een eind aan maken, zolang iedereen maar weet wat ze betekenen.
De efficiëntie van vergadering opdrijven is een gevoelige materie, omdat mensen zulke momenten graag benutten om eindelijk hun mening eens te ventileren. Een duidelijke agenda en een kordate leiding kan al veel oplossen, maar ook dan blijven handgebaren nuttig.
Een paar voorbeelden die iedereen instinctief begrijpt:
1. Wil je wat luider spreken: hand van beneden naar boven.
2. Je hoeft niet verder uit te weiden; het is duidelijk zo: voorwaarts draaiende beweging met je hand(en).
3. Ik wil graag reageren: wijsvinger omhoog zoals in de klas.
Over andere signalen worden er vooraf beter afspraken gemaakt:
4. Met beide wijsvingers een T vormen: ik heb een technische opmerking.
5. Beide wijsvingers in de lucht: ik wil meteen reageren.
6. Hand openen voor je gezicht: ik begrijp niet wat je bedoelt.
7. Duim omhoog, duim naar beneden: om oeverloze discussies te vermijden, kan de verantwoordelijke een snelle stemming vragen. Als de meerderheid spontaan de duim naar boven of beneden steekt, kan je meteen overgaan naar het volgende punt. Als veel mensen onbeslist zijn, loont het wellicht de moeite om verder te praten.
Manu Sinjan
Meer tips? vergaderendoejezo.nl
