Waarom je een hekel hebt aan een open landschapskantoor

Gepost op 03/06/2019

Een landschapskantoor is doorgaans een visuele draak. Het ziet eruit als die oude ateliers die je soms nog eens op een postkaart ziet met typistes die achter mekaar zitten in een fabriekshal. Met andere woorden: de architecturale- en institutionele drang naar openheid en ruimtelijkheid heeft een monster gecreëerd. Zo’n landschapskantoor is bovendien niet bevorderlijk voor de concentratie, mentale rust, privacy en nefast voor de productiviteit. Dat ook jij je soms niet lekker voelt in dergelijke zee van open ruimte is dan ook heel normaal.

Stoorzenders

Neem de proef op de som. Stap een landschapskantoor binnen met minimum twintig medewerkers. De visuele en auditieve prikkels zijn overweldigend. In die open ruimte gonst het van de stoorzenders. Iemand discussieert druk aan de telefoon, wat verder staan een paar collega's luid met mekaar te palaveren tijdens een spoedwerkoverleg en bepaalde sujetten leven met het idee dat de heavy metal die door hun koptelefoon schalt onhoorbaar is voor de rest.

 

Beroofd van je privacy

In zo’n omgeving is het dan ook moeilijk om je hoofd erbij te houden. Wanneer je met een complexe opdracht bezig bent die veel concentratie vereist, kan je het al helemaal vergeten. Dat komt omdat je bovenop al die indirecte visuele- en auditieve prikkels ook voortdurend de kans loopt om gestoord te worden. Je bent beroofd van je privacy. Ook wat op je scherm komt, is voor iedereen te allen tijde zichtbaar. Stel dat je een bepaalde strategie bent aan het uitdokteren, maar nog niet goed weet welke kant het uit moet? Moeten voorbijwandelende collega's dan steevast alle kladjes die je uitwerkt, kunnen bekijken?

 

Productiviteitsverlies

Protime, een softwarespecialist in onder meer tijdregistratie, deed in februari 2019 een enquête onder meer dan duizend Vlamingen rond dat landschapskantoor. Wat blijkt: een op de vier van de ondervraagde mensen wordt minimum zes tot tien keer per dag afgeleid door collega’s en een op de vijf zelfs nog vaker. Het grote probleem daarbij is volgens de enquête niet zozeer dat we worden gestoord, maar wel dat het ons daarna doorgaans minimum tien minuten kost om weer helemaal in onze concentratie en werkritme te komen. Het moet niet gezegd dat wie dit even becijfert snel tot de conclusie komt dat dit een gigantisch productiviteitsverlies veroorzaakt. Om dan nog maar te zwijgen over de kwaliteit van je output wanneer je collega's je voortdurend storen.

 

Meetingitis

Vragen van collega’s zijn voor dertien procent van de ondervraagden in de Protime-enquête de grootste tijdvreter op kantoor. Telefoontjes ook. Binnenkomende e-mails storen met elf procent net iets minder. Dat is begrijpelijk. Je moet niet altijd onmiddellijk je e-mails checken. Een mobieltje dat overgaat, is al minder makkelijk om uit te stellen. Een prominente stoorzender is volgens de enquête zeker de nimmer aflatende stroom aan vergaderingen (21%) die vaak ook in alle openheid plaatsvinden. Meetingitis floreert ook in menig landschapskantoor.

 

Jij bent de kapitein

Er is echter ook goed nieuws: de chaos, drukte en gebrek aan privacy in zo’ open landschapskantoor kan je zelf voor een stuk controleren. Zorg voor orde en discipline op je eigen plekje. Trek de lijn naar collega's. Wees assertief. Check niet om de haverklap je mobieltje. Laat je e-mails even voor wat te zijn. Je Facebook-muur is echt niet van levensbelang. Ook niet wanneer je een van die socialmediagoeroes bent. Laat die Facebook-muur dan ook af en toe even voor wat hij is. Bottom line: jij bent nog altijd de kapitein van je eigen leven, ook in dat landschapskantoor.

Pascal Dewulf