E-mailen als een pro: 6 onontbeerlijke tips

Gepost op 14/07/2019

Iedere dag suizen er ruim 246 miljard e-mails over het internet. Het is dan ook zaak om bij de pinken te zijn wanneer het op e-mailetiquette aankomt. Met deze 6 tips ga jij alvast e-mailen als een echte professional.

1. Let op je toon

Het lijkt vaak wanneer mensen e-mails versturen, ze elke vorm van fatsoen kwijtraken. Geen aanspreking, geen afscheid, leestekens zijn facultatief, de toon erg direct en soms onbehouwen en agressief,... Een vuistregel: spreek iemand in een e-mail niet aan op een andere manier dan je dat face-to-face zou doen.

 

2. Roep niet

Jawel, ook in een e-mail kan je roepen. Sluit een beetje aan bij de vorige tip. Gebruik daarom geen hoofdletters (behalve aan het begin van een zin uiteraard) en vermijd onder alle omstandigheden uitroeptekens. Die twee dingen getuigen gelijk van weinig wellevendheid en tact.

 

3. Wees duidelijk

Kies voor een duidelijk onderwerp dat in één zin helder weergeeft waar de e-mail in kwestie over handelt. Geef vervolgens in de mail duidelijk aan wat je wil en welke retour je verwacht. Duidelijkheid zorgt ervoor dat er geen nodeloze e-mails heen en weer vliegen. Zoals gezegd: 246 miljard e-mails worden er per dag wereldwijd verstuurd. Door duidelijk te zijn, zouden we dat aantal alvast met heel wat miljarden kunnen laten slinken.

 

4. Laat je creativiteit niet de vrije loop

Verschillende lettertypes, opzichtige kleurtjes, vetgedrukte passages en stukjes in cursief: het maakt een e-mail niet makkelijker om te lezen. In een zakelijke context beperk je je dan ook best tot de essentie. Heb je een lange e-mail, dan kan je eventueel een aantal koptekstjes in vet zetten. Doet dat echter alleen wanneer het strikt noodzakelijk is.

 

5. Check op correctheid

Een taalfoutje is snel gemaakt, daarom bestaan er spellingcheckers. Laat die even door je e-mail lopen en lees misschien zelf ook nog eens even na. Het moet niet gezegd dat een e-mail met daarin een rist spelfouten niet zo professioneel overkomt. Vermijd slordig taalgebruik en schrijf niet zoals je spreekt. Dat zijn twee verschillende dingen.

 

6. Je bestemmeling(en) kom(t)(en) als laatste

Is alles naar wens in je e-mail? Voeg dan pas je bestemmeling(en) toe. Het zal je maar gebeuren dat een e-mail met fouten, tekstflarden en passages die je eigenlijk niet wilde sturen bij je bestemmeling(en) terechtkomt doordat je per ongeluk op de verzendknop drukte.

Pascal Dewulf