7 tips om efficiënter te werken

Ben jij het helemaal zat dat je collega’s altijd lovende woorden krijgen bij hun evaluatie hoewel ze elke dag tijd lijken over te hebben terwijl jij je de ziel uit je lijf werkt en nooit tijd genoeg lijkt te hebben, waardoor je ook nog eens flink wat opmerkingen moet verwerken. Begin dan met het afleren van verkeerde gewoontes die je veel te veel tijd kosten en je nodeloos in de problemen brengen. Met deze zeven tips kan je je efficiëntie en productiviteit aanzienlijk opkrikken.

1. Laat je niet afleiden

Strijken en televisiekijken gaan perfect samen, maar multitasken met je hoofd is een ander verhaal. Hoe minder je je laat afleiden, bijvoorbeeld door de signalen van inkomende e-mailberichten, hoe minder je je uit je concentratie zal laten halen en hoe productiever je zal zijn.

2. Begin de werkdag niet met het checken van je mailbox

Voor je het weet ben je een uur of langer bezig met het beantwoorden van berichten. Het is verstandiger om eerst een uur aan het werk te gaan en pas daarna – als onderbreking – het e-mailbestand te openen. Dat werkt veel efficiënter.

3. Leg je bureau niet te vol

Kies elke week een vast moment voor losse klusjes, zoals opruimen, archiveren en het invullen van formulieren en bonnetjes. De vrijdagnamiddag is daar prima voor geschikt, zodat je met een opgeruimd gevoel het weekend in kan.

4. Loop niet verloren op internet

De digitale snelweg kan je wel al eens wat broodnodig amusement bezorgen, maar je moet je er goed bewust van zijn dat je in de zee van informatie en amusement gemakkelijk uren kwijt kan geraken.

5. Maak een goede planning

Om grip te houden op je werk is het verstandig om elke week een planning te maken voor de volgende week. De kunst is wel om niet te veel activiteiten in te plannen. Alles duurt altijd langer dan je denkt. Een handige richtlijn is anderhalf maal zoveel tijd inruimen als je denkt nodig te hebben. En kies voor maximaal drie grote acties per dag.

6. Leer neen zeggen

Als je altijd ja zegt, dan blijf je bezig en kan je je planning niet respecteren. Natuurlijk is het altijd afwegen of je “nee” je carrière niet in gevaar zal brengen, maar als je duidelijk en transparant communiceert moet je daar niet voor vrezen.

7. Begin op tijd

Veel mensen denken dat ze pas onder grote druk tot grootse prestaties in staat zijn, terwijl ze niet eens weten hoe prettig het is om iets rustig af te ronden. Schuif daarom niet alles voor je uit, maar maak tussendeadlines. Als je daar ook anderen bij betrekt, verplicht je jezelf om een grote taak in kleinere deeltaken op te splitsen die je op tijd moet afwerken.

Geert Degrande